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在最近的大规模调查中，徐汇公证处注意到以下两个问题:
问题1:在接待窗口等待的时间很长
申请人
你好！请问，这些人都是申请许可证的吗？这将安排在什么时候？
徐汇公证处
是的。目前，申请人很多，排队的人也很多。请排队等候，耐心等待
问题2:发行周期长
申请人
你好，我现在可以取证了吗？
徐汇公证处
您好，您的证书仍在处理中。请稍后再来取它。
原因分析
原因一:为保证公证质量，徐汇公证处实施了交叉询问、单独谈话和网上询问，引入idc身份认证软件进行公证，对公证申请人的身份进行了实质性审查，并记录了认证过程。程序的增加在一定程度上延长了公证人受理单一案件的时间。
原因二:公证员必须完成咨询、受理、身份验证、录音录像、后续起草、刻制、送审、发证等全过程。接待的次数越多，公证员的工作量就越大，这也影响和制约了签发证书的效率。
原因有三:手续繁琐耗时长，个别公证员增加了接待窗口的心理负担，对受理疑难案件不热心。
倡议
徐汇区司法局公证研究组了解到这些问题后，通过专题会议、座谈会、问卷调查和回访等方式广泛征求意见和建议，并与徐汇公证处共同研究和改进提高窗口接待服务效率的措施:
一是在接待大厅设立咨询指导台，为前来申请注册的各方提供注册流程介绍、材料初审等分流前接待，尽可能提高受理速度。同时，也避免了申请人因材料不规范或不一致而不需要办理材料时在公证处的无效等待。
二是在规范和完善办理流程、为公证员的认证担保服务方面，以编写和发布《业务指南》(已完成10期)的形式，明确认证的相关规定和疑难复杂问题，使公证员能够遵循规章制度，加快认证进度；定期召开审批人员会议，根据不同类型的公证业务，统一审批标准，加快审批进度；推进公证参与司法辅助侦查，强化侦查权，合理调整侦查人员和区域，加快侦查进程。
第三，研究建立窗口接待专业团队，确保人员、制度和设施，规范窗口接待流程，提高窗口服务效率，让专业团队为当事人提供更好的服务。
第四是组织专门的业务培训。根据窗口服务的各种业务需求，2018年安排了8场有针对性的业务讲座。截至3月7日，第五次培训已经完成，公证员的专业素质和窗口业务处理能力进一步提高。
第五，积极走访相关部门，加强沟通交流，报告信息查询核实中的困难，了解提供便捷信息查询渠道的可行性，努力通过信息共享提高认证信息核实效率。
第六，改进工作作风，加强教育、监督和自律，改善窗口服务态度，尽量满足当事人的合理合法要求。同时，优化了接待环境，大厅内设有自助茶座，供等候申请的当事人使用。
第七，大堂增加了无线应急打印机。鉴于当事人在实际接受时有时会忘记携带证明材料，他们可以将遗忘但保存在手机中的证明材料和图片打印出来，或者在紧急情况下远程发送，这样就减少了当事人来回奔波打印或转移到各地进行委托打印的需要。
第八，针对无现金便捷支付的趋势，增加公证费支付宝支付，配合东方翻译公证增加公证费支付宝和微信支付，以满足当事人多渠道支付的需求或现金支付不足的紧急需求。
九是大力推进“最多跑一次”试点工作，落实便民惠民措施，如代理登记、代理调查、快递凭证等。，以减轻不熟悉处理程序的当事人的困难。
十是继续实施周末窗口接待制度，缓解工作日排队和部分无法办理工作日通行证的人的需求之间的矛盾。
